オススメの書類の整理術についてです。
はじめに
投資に関わらず、日々生活していると、様々な「書類」が溜まっていきます。
「レシート」「領収証」「請求書」「給与明細」「銀行、証券会社、クレカ会社からの書類」・・・等々。
皆さん、これらの書類の整理どうしていますか? 家計簿や確定申告等で必要になる事も有り、捨てるに捨てられない物もあるでしょう。
今回は私のオススメの書類整理術についてです。投資と直接は関係ありませんが、知っておくと便利かと。
書類整理はデジタル化が最強
結論から言うとデジタル化が最強です。
紙のままファイリングしていく方法だと場所を取ってしまってしょうがないですからね。
デジダル化のメリットは以下です。
- 場所を取らない。
場所を確保する必要があるという事はその分、家賃が無駄になっていると考えるべき。 - 取捨選択の必要が無い。
紙の場合は何年経過したらもう捨てるとかしないと場所の限界が来ますがデジタルならほぼそれが無いので、ただデジタル化していくだけで余計な判断をする必要が無い。 - すぐに目的の書類を探す事が出来る。
- 劣化しない。
- クラウド上に保存すれば紛失する事も無い。
- 端末があればどこからでも閲覧出来る。
- 引っ越しの時に楽。紙はけっこう重たい。
- 書類整理用の棚、ファイルボックスを買わなくて良い。
色々細かく上げていますが場所を取らなくて「スッキリする」というのが最大のメリットかと思っています。
デメリットはセキュリティ面くらいでしょうか。念の為、パスワードが書かれた資料等は辞めたほうが良いかもしれません。
スマホアプリ Adobe Scanがオススメ
「でも、デジタル化する為のスキャナーなんて持っていないよ」という方も大丈夫です。最近ではスマホでスキャン出来ます。しかもかなり高精度です。
色々スマホアプリがあるのですが、私のオススメはAdobe Scanです。やっぱりこういうのは大手のモノが安心。
無料な上にDocument Cloudという2GBのクラウドストレージが付いてきます。さらにスキャンした資料はテキスト抽出(OCR)もしてくれ、後々検索も可能と、至れり尽くせり。
使い方についてはググってもらった方が早いのでここでは省略。基本的には書類にカメラをかざしてスキャンされた結果を「PDFに保存する」を選ぶだけなので本当に簡単ですよ。
スキャンする際は以下のような透明な下敷きで書類を押さえると、綺麗にスキャン出来ます。
PDFに保存した書類は以下のDocument Cloudから参照出来ます。
A4くらいまでのサイズなら問題有りません。それより大きなサイズの場合は30円かかりますがコンビニのマルチコピーを使う等で対応出来ます。
家電製品の取扱説明書なんかも頑張れば可能ですが、最近のモノは公式サイトに取扱説明書がPDFでダウンロード出来るのが当然なので、無理にやる必要は無いでしょう。
私の実際の整理作業
私の場合は、とりあえず小さなファイルボックスに書類をひらすら突っ込んでいき、それが満杯になったらAdobe Scanでデジタル化する、といった感じでやっています。お手軽なのでオススメです。
私の書籍デジタル化の戦いの記録
以降は私の個人的な雑談です。興味なければ読み飛ばして下さい。
私は子供の頃から本を読むのが大好きで、漫画はもちろん、小説、専門書、雑誌、イラスト集等をひたすら買いまくっていました。お小遣いやバイト代は、ほぼ全て本に使っていたといっても過言じゃありません。
最終的には合計で1万冊近く収集し、当然自分の部屋には収まらず、廊下や家族の部屋にまで置かして貰っていました。
困ったのは一人暮らしを始めた時です。部屋は狭く一部の本しか持っていく事が出来ません。読み返したい本があってもすぐに読み返す事が出来ない。実家から送ってもらうだけでもけっこう大変です。
それに当然、両親はこの大量の本を快く思っていなかったわけで、何時勝手に捨てられやしないかと心配でした。
それを解決する為に、本のデジタル化、いわゆる「自炊」を決意します。大量過ぎたので業者に依頼するのは却下。結局全部自分で自炊する事にしました。
色々な自炊用の機器を買ったのですが、最終的に愛用していたのは以下。
富士通 Scansnap iX1500。
DURODEX 自炊裁断機 200DX。
A3サイズや普通にスキャン出来ないヤツの為に富士通 ScanScap SV600。
さらにこうやって自炊した本を読むために昔はソニーのReaderとか使っていました。今はiPadを使っています。
話が長くなるので省略しますが、この「自炊道」はかなり奥が深く私も綺麗に自炊するのに色々苦労しました。
とにかく、これらを使って毎週10冊くらいづつ自炊し、数年かけてようやく全て完了。全ての本を自炊し終えた時は妙な達成感を感じましたよ。
今でも本は買っていますが、ほぼ全てAmazon Kindleで紙の本を買うのは年に数冊レベルになりました。その紙の本も定期的に自炊しています。
なお、上記の機器を使うのは本の自炊だけ。レシートとかは先述したAdobe Scanで十分です。
色々書いてきましたが、ようは私は本や書類の整理には並々ならぬ力を注いできており、昨日今日に急にデジタル化に目覚めた、という訳では無い事を言いたかったのです。
おわりに
自身の資産状況を管理するのにこういった書類の整理も重要です。自分なりの効率的な方法を考えるのも倹約、ひいては投資を成功させる一つの要因かと思います。
まあ、仮に投資に興味が無くても部屋がスッキリするのは良い事ですよ。
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